Mau nyoba mbagi pengalaman, Disini saya coba menjabarkan apa-apa saja yang harus disiapkan dalam hal administrasi pada saat pertemuan dengan pengantin ini.. Hal yang perlu disiapkan ketika menghadapi klien (calon pengantin) :
Penjabarannya adalah sebagai berikut.
1. Portofolio Portofolio adalah kumpulan dari hasil karya kita, dimana untuk bidang wedding adalah contoh jepretan pernikahan yang telah kita kerjakan.Untuk portofolio wedding ini sebaiknya kita menyiapkan contoh berupa foto yang telah terpasang dalam album seperti album yang akan kita serahkan pada klien kelak. Hal ini akan memudahkan klien dalam menilai tampilan dan album seperti apa yang akan mereka dapatkan kelak. Untuk penampilan foto sebaiknya dipisahkan antara album foto prewedding dan album foto liputan juga jika memungkinkan contoh foto foto mini studio. Jelaskan pada calon pengantin mengenai jenis jenis layanan yang anda tawarkan seperti foto liputan wedding, foto candid, mini studio ataupun video documentation. Jelaskan juga jenis album yang anda tawarkan. (pada pembahasan ini saya umpamakan album yang ditawarkan adalah album digital cover kayu dengan 3 jenis ukuran yaitu 20x30, 25x30, 30x40. dipilihnya tiga ukuran ini adalah untuk memudahkan dalam pembuatan paket harga dari murah, sedang hingga mahal ) Dapat juga membawa laptop untuk memamerkan karya karya kita. Tapi umumnya yang saya alami klien akan lebih senang jika melihat portofolio berupa album foto atau produk jadi.
2. Penawaran Harga Yang biasa ditanyakan setelah melihat porto folio kita adalah , "harganya berapa?" atau "ada paket apa?" Pokoknya berhubungan dengan harga. Untuk mempermudah pengantin, berikan panduan pada mereka berupa daftar harga dari layanan yang anda tawarkan, dimana harga harga tersebut tersusun dalam beberapa kategori yang mudah dimengerti. Contoh :
Contoh diatas adalah contoh dari bentuk layanan yang ditawarkan pada klien. Untuk item-item yang ingin ditawarkan terserah dari keinginan, misalnya tidak perlu menyerahkan filenya atau sebagainya. Untuk memudahkan klien dalam memilih, sebaiknya membuat beberapa paket khusus yaitu berupa gabungan dari layanan-layanan tersebut yang terdiri dari beberapa harga dari murah hingga mahal, dimana jika digabungkan, harga paket tersebut akan lebih murah dibandingkan jika mengambil layanan secara satuan. Pintar pintarlah dalam menyusun paket paket tersebut karena hal ini akan mempengaruhi pilihan klien. Jika ada permintaan diluar layanan atau paket yang anda tawarkan minta waktu kepada mereka untuk menghitung harga. Dimana perlu diperhatikan bahwa harga layanan yang anda tawarkan berhubungan dengan perhitungan ongkos, seperti transportasi, produksi, bayar assisten, bayar digital imaging, penyusutan alat, biaya listrik, tenaga dsb. Hal ini tidak saya bahas karena saya anggap bahwa tiap tiap orang mempunyai perhitungan sendiri-sendiri.
3. Surat Pesanan. Setelah klien menentukan layanan apa yang mereka pilih. Maka selanjutnya kita harus membuat surat pesanan. Dimana surat pesanan menjelaskan item-item apa yang akan kita berikan kepada pengantin. Surat Pesanan ini untuk mencegah kemungkinan buruk dikemudian hari. Seperti jika klien menyatakan bahwa mereka memesan album besar padahal pesanan yang kita terima hanya album kecil. Untuk itu penulisan item-item pada surat pesanan harus dituliskan secara teliti. Hal yang penting untuk diingat dalam membuat Surat pesanan adalah :
Contoh draft surat pesanan :
SURAT PESANAN No: 20/VI/SP/2007 Nama Klien : Bart Simpson Alamat Lengkap: Jln. Kemang Raya no.30 jakarta Telpon : 0217777777 HP: 08188888888 Fax : 021.666666 Bersama ini memesan item-item sebagai berikut :
4.Wedding Contract Wedding Contract sebetulnya fungsinya sebagai pelengkap dari Surat Pesanan dimana menerangkan mengenai hal hal yang akan kita lakukan pada saat pemotretan dan beberapa keterangan yang lebih mendetail mengenai item-item yang akan kita berikan kepada klien. Wedding Contract ini dapat bervariasi bentuknya tergantung dari kebutuhan tiap tiap fotografer terhadap kliennya dan sebaliknya.. Sebaiknya dalam Wedding Contract ini dimasukan klausul-klausul yang akan memudahkan kita dalam menjalankan tugas ketika acara dan juga mengenai penggunaan hasil foto untuk promosi kita kelak. Dalam Wedding Contract ini kita harus memikirkan berbagai kemungkinan terburuk yang mungkin saja terjadi dalam peliputan dan membuat klausul yang dapat meminimalisasikan. Contohnya: mantan pacar pengantin membawa rombongan dan membuat kekacauan hingga alat kita rusak. Tuliskan dalam klausul bahwa pemesan harus mengganti biaya perbaikan bila hal itu terjadi. Hal ini untuk menghindari kerugian dari pihak kita. Atau misalnya jam kerja yang molor akibat keluarga-keluarga yang narsis foto. Sehingga waktu kita dirugikan. Tuliskan dalam klausul bahwa kita bekerja sesuai jadwal dan untuk foto keluarga harus didaftarkan. Pintar-pintarlah dalam membuat wedding contract ini. Tapi aturlah kata sedemikian mungkin sehingga tidak berkesan memaksa. Hal yang penting untuk diingat dalam membuat Wedding Contract adalah :
Contoh draft Wedding Contract
5. Tanda Terima Setelah pemotretan dan pembuatan album. Saatnya menyerahkan album pada klien. Ada hal yang terkadang dilupakan oleh fotografer, yaitu membuat Surat Tanda Terima. Tanda Terima ini dapat berupa Surat sederhana yang menyatakan bahwa pemesan telah menerima barang2 pesannya dari kita dengan baik. Sehingga mereka tidak dapat berbohong dikemudian hari bahwa mereka belum menerima pesanan tersebut. Tanda Terima ini sangat penting, ada kasus dimana orang tua pihak perempuan menyatakan belum menerima album foto pernikahan anaknya, sedangkan album foto telah diserahkan ke pengantin pria. Ternyata ada masalah internal diantara keluarga mereka, dimana album foto tidak disampaikan ke orang tua pihak perempuan. Sebetulnya masalah internal mereka bukan urusan fotografer dan dengan Tanda Terima ini fotografer bisa membuktikan bahwa seluruh item telah diserahkan pada pengantin pria. Untuk itu janganlah menyepelekan tanda terima, walaupun biasanya setelah album diserahkan dan pembayaran telah diterima seluruhnya urusan selesai, tapi terkadang ada hal hal yang terjadi diluar perkiraan. Contoh Surat Tanda Terima :
TANDA TERIMA No: 20/VI/SP/2007 Tanggal :20-20-2009 Bersama ini Telah kami Kirimkan barang sesuai pesanan sebagai berikut :
6. Kwitansi… Kalau kwitansi kayaknya gak perlu dijelaskan lagi yaa… Hehehehehehhe
